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項目文檔管理軟件-公司文檔管理軟件-電子文檔管理

日期:2020-08-31 11:54 作者:Dynamics 閱讀數:
在項目管理過程中,文檔管理是必不可避免的。如果沒有對項目文檔進行有效管理,可能會導致找文件難、文件丟失或者重要文件遺漏等等,最終導致項目混亂,因此企業需要重視這個問題。利用8MSaaS 電子文檔管理軟件,可對公司文檔、項目文檔有效管理。
 

8MSaaS 電子文檔管理軟件的功能:

 
1、用戶自定義文檔類型。8MSaaS 支持用戶自定義不同類型的文檔,例如業務計劃,法律文檔,工程通知和備忘錄等,並且可自定義每個文檔類型的控製字段。控製字段可以是文檔目的,日期,負責人,成本,風險等。
 
2、支持掃描,文字及文本識別
 
3、中央文檔知識庫。8MSaaS 提供中央文檔知識庫機製幫助用戶存儲和管理所有的文檔。用戶可按需自定義不同的文檔庫。每個文檔庫都可以設置其文檔的架構和層次以及不同用戶對不同文檔的訪問權限。中央文檔知識庫幫助用戶可靠、安全地存儲和管理文檔,當每天8MSaaS係統進行備份時所有的文檔都會同步進行備份,用戶無需擔心數據丟失的問題。
 
4、全文檢索。8MSaaS 支持用戶通過全文檢索功能來查找所需的內容。用戶可定義意思相同的關鍵詞(例如,嬰兒和幼小寶寶同義),通過全文檢索功能就可以找到所有含有“嬰兒”或“幼小寶寶”的文檔。
 
項目文檔管理軟件
 
5、文件夾管理
 
8MSaaS 提供文件夾層級管理機製幫助用戶有效地管理和組織每個文檔庫的文檔。文檔庫的負責人可以利用文檔層級功能來組織文檔,文檔的檢閱者可以根據條理清晰的文檔層級快速方便地找到所需的文檔。
 
6、用戶自定義導航流程。8MSaaS 支持用戶自定義文檔的導航流程以便有權限的用戶可以快速方便的訪問所需的文檔和處理文檔信息。用戶可以選擇代表每個導航階段的可視化圖標,並且把圖標與相應的文檔鏈接,用戶點擊導航圖中的圖標即可打開相應的文檔頁麵,用戶還可拖拽圖標和箭頭來設計和更改導航流程,方便易用,極大地提高效率。
 
7、部門之間,部門內部與公司之間的文檔審批流程。
 
8、知識管理。8MSaaS 支持企業按需自定義知識分類和提供強大的知識索引和搜索機製。並且 8MSaaS 的文檔知識庫與 8MSaaS 的其它應用模塊如 食色短视频豆奶视频下载,SRM 以及 PPM 是無縫結合的,用戶不僅可通過文檔獲取知識,還可通過 食色富二代炮炮视频,SPM 以及 PPM 的運作獲取一站式的知識與信息。
 
9、文檔庫模板。支持用戶自定義含有文件夾層級結構和文檔模板的文檔庫模板。這個機製能有效地幫助用戶確保文檔的一致性與標準性。例如,企業可以自定義項目文檔模板,每個項目都遵循這個模板的標準來編寫文檔,提高了文檔的一致性和管理效率。
 
10、移動式與手機 App 訪問
 
11、版本管理。8MSaaS 支持文檔版本管理,係統會默認檢索最新版本的文檔。用戶也可以根據實際需求檢閱任一曆史版本的文檔。
 
12、與 食色短视频富二代,SRM,PPM 及其它電子文檔係統無縫結合
 
13、同時編輯控製。8MSaaS 提供文檔的檢入與檢出機製幫助用戶有效地控製文檔的同時編輯問題。當一個文檔被某個用戶檢出編輯,其他所有用戶都無法檢出這個文檔來編輯,直至那個用戶完成編輯並撿入此文檔,其他用戶才可使用和編輯。
 

8MSaaS 電子文檔管理軟件可用於:

 
企業文檔庫管理
 
企業文檔庫管理 支持用戶為企業文檔庫建立多層級的文檔目錄,方便文檔檢索和訪問權限控製。用戶可以把企業規章製度、業務單據模版、經典案例資料、產品使用手冊、業務培訓教材等知識類文檔上傳到特定的文檔庫目錄,並根據需要向全體員工或部分員工分配文檔訪問權限。員工可搜索、瀏覽、下載授權範圍內的企業文檔。
 
部門內部的文檔審批流程
 
8MSaaS 支持用戶按需自定義多個文檔審批流程,每個審批流程可以有不同的階段,每個階段可以有不同的審批步驟。同時,8MSaaS 還支持用戶自定義哪些審批階段和步驟是平行執行的,哪些是需要按先後次序執行的。並且,如果文檔被其中一個審批者拒絕,用戶可以設置文檔的審批流程從頭重新開始或者從被拒絕的審批節點開始。
 
部門之間與企業之間的文檔審批流程
 
與部門內部之間的文檔審批流程類似,用戶可以按需自定義部門之間與企業之間的文檔審批流程。不同部門和不同企業的用戶可以通過登錄係統,電子郵件或者智能手機直接審批文檔。
 
項目文檔管理
 
專業服務公司的項目團隊在項目作業過程中,既需要分享項目作業文檔,也需要保存項目成果文檔。係統支持項目團隊管理項目文檔,按項目上傳、下載各類項目文檔,或在線查閱、審核項目文檔。係統還支持用戶把項目文檔轉移到企業文檔庫,在公司範圍內分享項目作業知識和經驗。
 
客戶文檔管理
 
客戶文檔管理、客戶文檔通常是非常重要的商務文件,例如:報價書、項目合同、備忘錄、銷售發票、往來函件等,需要妥善保存、方便查閱、嚴格保密。係統支持客戶文檔按所屬客戶保存,是客戶檔案的一部分,授權範圍內的業務人員或管理人員,可查閱客戶檔案及其文檔資料。
 
員工文檔管理
 
員工文檔是員工檔案的組成部分,通常包括:員工身份證明、學曆證明、勞動合同等重要文件。員工文檔需要人力資源主管在員工辦理入職手續時,把原件掃描成電子文件,再上傳保存到相關員工的檔案中。隻有人力資源主管可以通過係統管理平台查閱授權範圍內員工檔案的文檔資料。
 
項目文檔管理軟件
 

8MSaaS PM電子文檔管理軟件的價值

 
1、統一雲端存儲文件,保證數據安全
 
8MSaaS PM可統一集中存儲項目中的CAD圖紙、合同、資質等重要文件,同時支持數據的還原與備份,永不丟失數據,充分保證文件的存儲安全。
 
2、通過文檔權限來掌控文件安全
 
權限管理可以讓文檔安全多一層保護。
 
8MSaaS PM的文檔庫功能提供十分細致、靈活的權限控製。項目文檔庫的負責人能全麵掌握誰能訪問文檔庫、授予哪一類訪問權限、每個子目錄/文檔可以對誰開放。
 
3、超強審批流,實時消息提醒項目信息
 
通過在8MSaaS PM項目管理軟件內預設和創建流程規則,能夠實現快速審批流程。
 
係統內設電子簽章,相關工作人員發起審批需求,下一流程相關人員,實時獲取消息提醒,及時作出審批動作,使審批流程更加通暢。
 
公告發布、項目變動、文件更新時,都可設置消息提醒,讓項目成員了解文件最新動態,及時獲取相關信息,重要工作不再耽誤。
 
4、高效協作編輯,文件版本管理清晰
 
8MSaaS PM文檔庫自動保存一個提到到文檔庫中的文件的所有曆史版本。
 
文件版本管理清晰,永遠顯示最新版本文件,且顯示版本之間的差異化對比結果,全方位展示文件變化過程,規避文件使用中可能出現的版本錯誤等風險,讓項目質量有據可依。
 
文檔庫同時也支持協作編輯,能讓多個有編輯權限的用戶協同編輯同一組文檔。
 
編製項目計劃時,定義各個階段項目交付物的內容和標準,項目文檔直接關聯項目任務,提交項目文檔時,直接複製項目文檔標準,省時省力。
 
5、在線預覽各種格式文件,提升工作效率
 
8MSaaS 電子文檔管理軟件支持圖片(包括JPG、PNG、BMP、GIF等)、Word、Excel、PowerPoint、PDF、HTML等格式的在線閱讀,無需下載,提升工作效率。
 
有了在線閱讀功能,你可以讓某些用戶隻能在線閱讀文檔庫中的文檔,而不能下載文檔,從而保護文檔不會被泄露。
 
6、移動辦公,實時同享文件
 
除了PC端,8MSaaS 電子文檔管理軟件還支持ioses、androids移動平台。跨地域跨部門的員工,可隨時隨地查看係統內所有文件,猶如攜帶小型文件庫在身邊,高效協同辦公。
 
項目文檔管理工作是一項非常繁瑣、複雜的工作,如果缺乏必要的工具和手段必然會給項目管理帶來不少麻煩。因此,想要做好項目文檔管理工作,一款優秀的內置文檔管理的項目管理軟件是一個非常不錯的選擇。
 
采用8MSaaS電子文檔管理軟件,可以輕鬆管理公司文檔、項目文檔以及客戶文檔等,是一款企業的現代化文檔管理專家。
 
8MSaaS

8MSaaS

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適用於各類項目的項目管理工具

文中提到的產品

8MSaaS PM係統

8MSaaS PM項目管理工具適用於各類複雜項目管理,實時跟蹤監控項目的全過程,提高業務與項目管理效率。 。