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如何構建采購成本控製體係?

日期:2020-08-17 10:56 作者:Dynamics 閱讀數:
在競爭日益激烈的現代商業戰場,采購已經不單純是個成本的問題,它是當今企業打造核心競爭力,取得競爭優勢的關鍵之一。控製采購成本對一個企業的經營業績至關重要。如何構建采購成本控製體係,是企業需要重點關注的問題!
 
1、構建采購成本控製體係的意義
 
采購成本是企業進行采購工作所發生的各種相關費用,它包括資金占用成本、物流或運輸成本、管理成本以及庫存維持成本和因采購不及時帶來的缺貸成本。雖然不同企業的產品成本構成差異較大,但采購成本都占較大的比重,大約30%~90%企業應當對采購環節諸要素進行科學規範和有效采購管理,在保證產品質量的前提下,找出並減少不必要的成本成分,構建采購成本控製體係,通過確定最優“性價比”進行采購決策,實現減少采購支出、提高采購效率、擴展利潤空間、提升經濟效益的目的。
如何構建采購成本控製體係
 
2、構建采購成本控製約束體係,規範采購行為
 
(1)計劃管理:在保證無計劃不允許采購的前提下,以“完整、準確、及時”為原則,參照生產計劃、原始統計數據、消耗定額及其它內部資源製定采購計劃,充分發揮計劃的指導作用。
 
(2)采購管理:以質量和效益為中心、堅持“四比”(質量、價格、服務、資信)、“三公開”(產品明細、廠家報價、采購結果)、“兩必須”(貨比多家、簽訂合同)、“一到底”(誰采購誰負責到底),做到采購程序公開、廠家參與機會平等、競爭有序。
 
(3)合同管理:
①建立合同簽訂標準和審批程序,確定合同審查機製,避免合同欺詐。
②對合同執行的時間、成本、質量情況進行追蹤管理,對合同變更和變化進行有效控製。
③及時總結合同完成後的執行效率和供貨商的總體表現,為以後的采購決策提供依據。
 
(4)到貨驗收製度:凡是采購的物資必須經檢驗和驗收合格後,方可投入生產。物資驗收堅持質量優先和“責任追究下移”、“連帶責任上推”原則,保證每一級人員能夠認真負責、嚴格把關,杜絕由於物資采購質量引發生產事故的產生。
 
(5)供應商考核評估方法:
①實行準入製度,嚴格供應商資格審查。
②建立科學的供應商績效評估體係,通過質量、價格、交貨期、服務等基本評估要素定期進行綜合考評,淘汰績效較差供應商,
③與評估為A級的供應商建立長期的雙贏合作夥伴關係,實施供應商激勵機製,促進供需雙方良性循環。
 
(6)資金與核算辦法:
①加強資金管理,合理分配資金用途,防止有限資金被分散,提高資金利用率。
②嚴格成本項目核算,進行獎懲控製,形成動力機製。
③在保證效益最大化總目標的前提下,做到采購計劃與財務計劃的統一,實現財務對采購的有效監管。
 
3、完善采購組織建設,構建采購成本控製的組織保障體係
 
(1)加強生產、財務、倉管、采購等部門的聯係,建立采購需求的聯動機製。
①生產計劃是編製物資采購計劃的重要依據,因此生產部門要緊緊圍繞生產運作計劃對生產諸要素進行反複綜合平衡,從時間和空間上安排與需求有關的品種、數量、速度、時間、庫存水平等指標。
②倉管部門要積極協調存儲與采購的矛盾關係,確保合理庫存水平,全麵核算倉儲成本,有效規避缺貸損失,為經濟批量的確立提供科學依據。
③財務決策部門通過運用現金流分析確定企業的健康程度,規定財務計劃,在充分考慮資金的時間價值兼顧風險和報酬基礎上,應對采購計劃設定一個資金預算目標,並力求二者高度統一。
④采購部門將企業的生產計劃、合理的庫存水平、資金的現金流量配合有效結合起來,通過綜合分析製定出采購計劃和經濟訂購批量,實施采購。
 
(2)在采購部門內部建立有分工有合作、既能緊密銜接、又能相互製約的內部運行機製。
①嚴格崗位責任製、明確工作職責和任務,通過落實采購人員月度績效評估製度,有效激勵采購人員的工作積極性,實現責、權、利完美的統一。
②將采購、驗收、結算等職能劃分不同部門執行,建立決策層、管理層、現場層梯級樹狀管理模式,形成層層相連、上下銜接、左右協調管理體係。
③建立由采購員、業務經理、中心領導組成的集體討論決策製,實現隱蔽的權力公開化、集中的權力分散化,確保物資采購相互製約、相互監督,公開、透明。
 
(3)建立采購工作監督、評價與服務機製。在采購部門外部組建由使用單位、財務、法律、審計監察部門和企業領導組成的采購工作領導小組,對采購方式、采購過程、采購結果進行監督,檢查采購部門對有關采購的政策、規章製度和法律法規執行情況,查處違法違規活動,評價采購工作並提出改進意見,不斷加強監督部門對被監督部門的服務意識,促進企業的采購管理工作更上一層樓。

為取得更好構建采購成本控製體係,企業需要對現代化信息技術進行應用,如使用采購管理係統,能夠為中小企業招標采購工作的展開提供良好的信息管理平台。借用采購管理係統,可以準確揭示供應鏈的真實運營狀況,減少供應鏈的低效率行為,從而為中小企業的發展奠定良好的“成本基礎”!
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